Mobilność to często klucz do efektywnego działania przedsiębiorcy, zwłaszcza w usługach, handlu czy transporcie. Prowadzący JDG mogą skorzystać z licznych udogodnień podatkowych, które umożliwiają nie tylko częściowe odliczenie kosztów zakupu pojazdu, ale także rozliczanie wydatków związanych z jego użytkowaniem i eksploatacją. Bierzemy pod lupę najpopularniejsze ulgi i odliczenia samochodowe przysługujące od momentu zakupu, poprzez jego użytkowanie aż po sprzedaż.
Wydatki związane z zakupem auta
Przedsiębiorcy mają kilka możliwości nabycia samochodu. Zakup nowego pojazdu w salonie wiąże się z dużym jednorazowym wydatkiem. Z tego powodu właściciele firm chętnie korzystają z kredytów i innych narzędzi finansowych pozwalających na kupno samochodu bez wydawania własnych środków. Każdy z tych sposobów niesie ze sobą nieco inne konsekwencje podatkowe. Jak podkreśla Anna Krawczyńska, Księgowa Prowadząca i Ekspert Księgowy z CashDirector S.A.:
Należy pamiętać, że forma zakupu oraz jego przeznaczenie wpływa na możliwość amortyzowania pojazdu czy odliczania podatku VAT, ma także znaczenie dla ujmowania odsetek i innych kosztów kredytowych w księgowości. Przykładowo przy leasingu operacyjnym auto nie podlega amortyzacji i to rata jest kosztem. Natomiast w leasingu finansowym wydatki poniesione na odsetki oraz amortyzację można wliczyć w koszty.
Kupno nowego lub używanego auta za środki własne
Zakup auta za gotówkę pozwala na zaliczenie tego wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Wymaga to jednak spełnienia dodatkowych warunków:
-
udokumentowania transakcji fakturą lub w przypadku auta kupionego od osoby prywatnej umową kupna-sprzedaży,
-
wykazania związku pomiędzy prowadzeniem działalności a koniecznością korzystania z auta.
Samochód należy wprowadzić do ewidencji środków trwałych. Auto o wartości poniżej 10 000 zł może być jednorazowym kosztem, a droższe trzeba poddać amortyzacji, zgodnie z obowiązującymi stawkami procentowymi. Od stycznia 2019 roku limit amortyzacji wynosi 150 000 zł (225 000 zł w przypadku auta elektrycznego).
Jeżeli wartość samochodu wraz z opłatami rejestracyjnymi nie przekracza 10 000 zł, kwota zakupu od razu stanie się kosztem podatkowym. Pojazd nie podlega amortyzacji - zostaje wliczony w koszty uzyskania przychodu jednorazowo.
Odliczenie VAT przy zakupie samochodu
Przedsiębiorcy mogą odliczyć 50% podatku VAT od faktury zakupu samochodu osobowego, jeżeli pojazd jest wykorzystywany zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych.
Pełne (100%) odliczenie VAT jest możliwe tylko w przypadku, gdy samochód osobowy wykorzystywany jest wyłącznie w działalności gospodarczej – pod warunkiem spełnienia dodatkowych wymogów, takich jak:
-
zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26,
-
prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu,
-
ustanowienie regulaminu użytkowania pojazdu w firmie.
Pełne odliczenie VAT przysługuje również w przypadku zakupu pojazdu ciężarowego, który spełnia ustawowe definicje oraz posiada odpowiednie homologacje (przykładowo VAT-1 w dowodzie rejestracyjnym po przejściu badania technicznego sprawdzającego wymagania, by uznać pojazd za ciężarowy np. w przypadku samochodu poniżej 3,5 t.) potwierdzające jego przeznaczenie do celów gospodarczych i braku możliwości użytku prywatnego.
Zakup samochodu na kredyt nie oznacza, że cała rata może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodu. Spłata części kapitałowej kredytu nie stanowi kosztu podatkowego (jest uwzględniana w kosztach na zasadach amortyzacji). Możliwe jest ujęcie w kosztach:
-
zapłaconych odsetek – w dacie ich faktycznej zapłaty, na podstawie harmonogramu spłat oraz potwierdzenia
-
prowizji,
-
opłat bankowych,
-
składek ubezpieczeniowych związanych z udzieleniem kredytu, o ile zakup pojazdu ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Leasing operacyjny lub finansowy
Leasing operacyjny i finansowy to popularne formy finansowania samochodów w działalności gospodarczej, różniące się zasadami rozliczania podatkowego. W leasingu operacyjnym właścicielem pojazdu pozostaje leasingodawca, pojazd nie jest środkiem trwałym firmy, a przedsiębiorca zalicza do kosztów uzyskania przychodu:
- pełne raty leasingowe z uwzględnieniem limitu (część kapitałowa i odsetki),
- opłatę wstępną,
- dodatkowe ubezpieczenia,
- koszty rejestracji.
Z kolei w leasingu finansowym samochód trafia do ewidencji środków trwałych leasingobiorcy, który rozlicza:
- odpisy amortyzacyjne (z uwzględnieniem limitu),
- część odsetkową raty (100%).
Wybór formy leasingu wpływa nie tylko na sposób ujmowania kosztów, ale też rozliczania VAT.
Jak podkreśla Anna Krawczyńska:
W leasingu operacyjnym podatek VAT jest doliczany do każdej raty leasingowej i rozliczany stopniowo. Natomiast w przypadku leasingu finansowego cały VAT naliczany jest z góry, przy wystawieniu faktury za zakup samochodu. Co istotne, leasing operacyjny traktowany jest jako usługa i podlega opodatkowaniu stawką 23% VAT. Z kolei leasing finansowy uznawany jest bardziej za kredyt lub pożyczkę, co również wiąże się z 23% stawką, ale tylko na fakturze za zakup pojazdu, a odsetki nie podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT, ponieważ są odsetkami od pożyczki. Dlatego u podatnika rozliczającego się ryczałtem z VAT odliczeniu będzie podlegał jedynie podatek VAT z faktury za zakup samochodu, a późniejsze raty już nie będą miały wpływu na wynik finansowy.
Z punktu widzenia płynności finansowej warto zapoznać się z zasadami rozliczania leasingów i upewnić się, czy w wybranej formie opodatkowania można rozliczać koszty uzyskania przychodu, w zależności od tego, czy przedsiębiorca planuje odliczenie VAT jednorazowo, czy zależy mu na stopniowym obciążeniu kosztami.
Wydatki związane z użytkowaniem samochodu
Odliczenie wydatków związanych z eksploatacją pojazdów od kosztów uzyskania przychodu zależy przede wszystkim od sposobu jego wykorzystania w działalności gospodarczej.
Jeśli samochód jest używany wyłącznie do celów firmowych i został zgłoszony do urzędu skarbowego poprzez formularz VAT-26, a przedsiębiorca prowadzi szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu, to:
- 100% wydatków eksploatacyjnych (np. paliwo, naprawy, serwis, myjnia, opony) można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu,
- można odliczyć 100% VAT od tych wydatków.
Natomiast, jeśli samochód jest używany zarówno w celach prywatnych, jak i służbowych i jest przekazany do firmy jako środek trwały (czyli tzw. „użytek mieszany”) przedsiębiorcy, to:
- do kosztów uzyskania przychodu można zaliczyć 75% poniesionych wydatków eksploatacyjnych,
- można odliczyć 50% VAT od tych wydatków.
W przypadku wykorzystywania prywatnego samochodu do celów firmowych, bez przekazywania do firmy, również możliwe jest ujęcie części wydatków eksploatacyjnych w kosztach uzyskania przychodu. W sytuacji, gdy pojazd nie jest wprowadzony do ewidencji środków trwałych, można rozliczyć 20% poniesionych wydatków związanych z jego użytkowaniem w działalności.
Dotyczy to m.in. kosztów paliwa, serwisu, ubezpieczenia czy opłat drogowych, o ile mają one związek z prowadzoną działalnością. Choć taka forma rozliczenia nie wymaga prowadzenia szczegółowej ewidencji przebiegu pojazdu ani zgłoszenia do urzędu, warto pamiętać, że odliczenia są mocno ograniczone i muszą być odpowiednio udokumentowane, a właściciel firmy musi być także właścicielem pojazdu.
Ubezpieczenie samochodu
Jednym z kosztów związanych z eksploatacją pojazdu są koszty jego ubezpieczenia. Mogą one stanowić koszt uzyskania przychodu w całości lub części, w zależności od przeznaczenia samochodu rozliczanego w działalności. Rozliczając ubezpieczenie należy pamiętać, że odszkodowania również wpływają na przychody i koszty działalności. Wypłacone odszkodowanie może stanowić przychód do opodatkowania, dlatego w takim przypadku wymagane jest poinformowanie księgowej oraz przekazanie stosownej dokumentacji.
Sprzedaż samochodu firmowego w działalności gospodarczej oznacza, że trzeba zapłacić podatek dochodowy od uzyskanego przychodu oraz rozliczyć VAT – jeżeli służył do działalności opodatkowanej VAT i był rozliczany VAT z kosztów.
Sprzedaż trzeba udokumentować fakturą, ująć ją w ewidencji księgowej jako przychód oraz wykreślić pojazd z ewidencji środków trwałych. Jeśli samochód został wcześniej wycofany z firmy i sprzedany prywatnie, to podatek dochodowy obowiązuje tylko wtedy, gdy sprzedaż nastąpiła przed upływem 6 lat od wycofania.
Samochód w działalności gospodarczej to nie tylko środek transportu, ale przede wszystkim narzędzie pracy – równie istotne jak komputer czy telefon. Jak każde narzędzie, podlega określonym przepisom i zasadom rozliczania, które warto dobrze znać. Doświadczona księgowa pomoże wybrać optymalne rozwiązania i zadba o to, by rozliczenia były zgodne z przepisami i korzystne dla firmy.
